Consideraciones para la Gestión Eficaz de los KPI’s de Compras

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Por Julio Chu

En el mundo empresarial actual, ya hace unos años, donde la competencia es intensa y las demandas del mercado cambian constantemente, es imperativo que las empresas comprendan la importancia de los KPI’s (Indicadores Claves de Desempeño) en el ámbito de la gestión de compras.

Sin embargo, antes de sumergirse en la medición de estos indicadores, es fundamental tener una comprensión clara de la estrategia general de la empresa y cómo la gestión de compras contribuye a los resultados y objetivos estratégicos específicos. Este enfoque estratégico proporciona el marco necesario para maximizar el valor y la eficacia de la función de compras dentro de la organización.

Una de las primeras consideraciones es comprender la estrategia de diferenciación de la empresa en el mercado. ¿Busca la empresa diferenciarse por costos, calidad o tiempo de atención? Esta claridad estratégica orientará la selección y el diseño de los KPI’s de compras para asegurar que estén alineados con los objetivos generales de la organización.

Además, es esencial reconocer las diferencias en la gestión de compras según el sector al que pertenezca la empresa. Las necesidades y procesos de compras pueden variar significativamente entre una empresa constructora, un hospital, una comercializadora, una empresa de producción y/o una empresa de servicios. Por lo tanto, los KPI’s deben adaptarse para reflejar estas distinciones y optimizar su relevancia y utilidad dentro de cada contexto empresarial específico.

La gestión de compras eficaz va más allá del departamento de compras; debe integrarse con otras áreas funcionales para garantizar una gestión cohesiva. La sinergia interdepartamental es fundamental para una adquisición eficiente, desde la identificación de necesidades hasta la entrega final del producto o servicio.

Los KPI’s no deben ser simplemente herramientas para describir una situación o diagnosticar problemas; deben utilizarse como herramientas estratégicas para proporcionar información oportuna que guíe la toma de decisiones informadas. Ya sea enfrentando situaciones externas, como aumentos de precios debido a la escasez en el mercado, o internas, como la falta de liquidez de la empresa.

Los KPI’s de compras deben ofrecer una visión clara y objetiva de la situación para permitir una acción rápida y efectiva. Mediciones como el tiempo de aprobación de una orden de compras, el costo de las órdenes de compra, los tiempos de respuesta de los proveedores, cancelación de ordenes de compras, cantidad de proveedores, promedio de ordenes de compra efectivas mensuales, ordenes de compra urgente (no planificadas) y otras mediciones; deben ser tomadas en cuenta de forma oportuna y evaluar su impacto.

Consideraciones generales para gestionar eficazmente los KPI’s de compras:

1. Claridad en los Objetivos Estratégicos

Es esencial comprender cómo las actividades de compras contribuyen al logro de los objetivos estratégicos de la empresa y coordinarlas de manera integral con otras áreas.

2. Definición de KPI’s Relevantes

Identificar y definir los KPI’s que se utilizarán para medir el desempeño de las actividades de compras, asegurando que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y estén limitados en el tiempo (metodología SMART).

3. Periodicidad en el Reporte

Establecer claramente el período de reporte de los KPI’s, considerando la naturaleza de los indicadores y el ciclo de los procesos relacionados (semanales, mensuales, trimestrales, etc.)

4. Responsabilidad y Seguimiento

Asignar responsables para la recolección, cumplimiento y seguimiento de los KPI’s, garantizando una interpretación adecuada de los resultados y una acción proactiva cuando sea necesario. En este punto es importante el papel que juegan los software y ERP que intervienen en los procesos.

5. Comunicación y Retroalimentación

Comunicar y compartir los resultados y progreso de los KPI’s tanto a la alta dirección como al propio equipo del área de compras, fomentando una cultura de transparencia, colaboración y mejora continua

6. Revisión

Realizar revisiones periódicas de los propios KPI’s (conceptualmente) para asegurar que sigan siendo relevantes y útiles en un entorno empresarial cambiante. Si su aplicación medición continúa alineado a la estrategia de la empresa en ese momento

En resumen, la gestión efectiva de compras, respaldada por los KPI’s bien diseñados y aplicados, es fundamental para el éxito empresarial en un entorno competitivo y dinámico. Integrando estratégicamente la función de compras con los objetivos generales y adoptando una cultura de mejora continua, las organizaciones pueden optimizar su desempeño operativo y asegurar su posición en el mercado


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